Образец письма о возврате ошибочно перечисленных денежных средств

Как составить письмо на возврат переплаты

Документ составляем в двух экземплярах, один направляем контрагенту, а второй регистрируем в журнале и подшиваем в исходящей документации. Количество экземпляров может быть больше, по одному на каждое заинтересованное лицо.

Например, для руководителя и главбуха филиала, для директора и главного бухгалтера головной организации, для учредителя вашей организации.

От юрлица к юрлицу

к содержанию ↑

Ответственность и сроки хранения

Письма на возврат, как и прочая деловая переписка, должны храниться не менее 5 лет.

Для претензионной переписки можно завести отдельный журнал регистраций, его форму и порядок ведения утвердите в учетной политике. Ознакомьте ответственное должностное лицо с данным порядком под роспись.

Ответственность за ведение и хранение этих документов пропишите в должностных инструкциях.

к содержанию ↑

В каких случаях нужно оформлять такое письмо

Необходимость возвращать уже отправленные поставщику денежные средства возникает достаточно часто. Обычно письмо отправляется по следующим причинам:

  • Несвоевременная поставка товара. Если сроки были нарушены, можно затребовать возврата средств, а также потребовать неустойки в соответствии с положениями договора.
  • Поставка некачественного товара. Если несоответствие качества норме было обнаружено уже после приемки, направляется письмо с требованием возврата уплаченных средств.
  • Расторжение договора по соглашению сторон .
  • Переплата. Если средства были ошибочно переведены контрагенту, это может быть обнаружено спустя довольно долгий срок во время сверки данных. После этого направляется письмо о возврате ошибочно перечисленной суммы.
  • Неправильное заполнение платежного поручения и другие обстоятельства.
Если возникла необходимость вернуть полученный товар, составляется похожее письмо, но в нем нужно указать просьбу о возврате ошибочно поставленного товара.
к содержанию ↑

Какая информация должна быть в письме?

Ознакомьтесь с образцом письма на возврат денег от поставщика. В нем обязательно присутствуют следующие пункты:

  • Реквизиты организации. Однако если для составления письма используется фирменный бланк с отпечатанной информацией о компании, дублировать ее не требуется.
  • ФИО и должность руководителя организации.
  • Название (тема) документа, а также основной текст.

В основном тексте необходимо прописать сумму, которую контрагент обязан вернуть, и основания для этого. Указываются реквизиты договора или платежного поручения, на основании которого деньги были ошибочно перечислены контрагенту.

Мнение эксперта
Мусихин Виктор Станиславович
Юрист с 10-летним стажем. Специализация — гражданское право. Член коллегии адвокатов.
Также обязательно прописываются причины и сроки возврата. Если по договору была предусмотрена неустойка за несвоевременное выполнение обязательств контрагентом, в письме можно упомянуть об ответственности за несоблюдение сроков возврата средств.
к содержанию ↑

Особенности составления и заполнения письма

Чтобы составить письмо поставщику о возврате денежных средств, образец которого можно найти на нашем сайте, необходимо соблюсти несколько обязательных требований. В письме должно быть представлено полное и подробное обоснование необходимости возврата – это пункты соглашения, а также ссылки на действующие нормативные акты.

Кроме того, к письму необходимо приложить копию договора, банковскую выписку, копию платежного поручения или иного документа, подтверждающего факт перевода средств. В поле «Приложение» необходимо указать количество страниц пересылаемых документов.

Если расхождение в суммах и ошибочная отправка средств была выявлена в ходе сверки, необходимо приложить акт, подтверждающий допущенные расхождения. Письмо подписывается главным бухгалтером, руководителем подразделения и директором организации.

Оно оформляется в необходимом количестве экземпляров для отправки каждому контрагенту. Деловая переписка хранится в течение 5 лет по установленным правилам.

Между юридическими лицами

к содержанию ↑

Как правильно оформить акт возврата денежных средств?

Возврат денежных средств производится в течении 14 календарных дней с момента продажи. Такой документ составляет кассир (продавец, консультант).

К нему прилагаются следующие документы: кассовый или товарный чек, если по каким-либо причинам кассовый чек не был выдан; заявление о возвращении товара и получении денег которое оформляется на фирменном бланке компании по форме № КМ-3, утверждено Госкомстатом РФ, постановление №132 от 25.12.1998.

При отсутствии/утере кассового чека, покупатель пишет заявление с указанием паспортных данных. Далее все документы направляются на рассмотрение специальной комиссии и в бухгалтерию.

Между юрлицами

к содержанию ↑

Как написать письмо о возврате денежных средств по акту сверки

Необходимость проведения операции по возврату денежных средств возникает в случае ошибочной оплаты/перечисления. При данных обстоятельствах необходимо строгое соблюдение правил со стороны покупателя-плательщика и организации-получателя. Первым действием в разрешении ситуации должно быть оформление письма-запроса.

Оформление такого письма может оказаться необходимым и частному лицу и юридической компании в случае спорных платежей. Форма письма стандартна, корректируются лишь обстоятельства или условия сделки.

Необходимо подготовить документы, которые подтверждают зачисление на счет соответствующей суммы. Для юридических организаций таким документом является счет оппоненты указанной суммы, для частного лица – квитанция (чек) об оплате за товар или услуги.

Следующим действием является заполнение фирменного бланка организации, предназначенного для сторонней переписки, который содержит полные реквизиты. Если же такого нет, то достаточно поставить угловую печать или заполнить реквизиты вручную, располагая их в верхнем правом углу листа после адресата.

Мнение эксперта
Мусихин Виктор Станиславович
Юрист с 10-летним стажем. Специализация — гражданское право. Член коллегии адвокатов.
Последующая содержательная часть письма должна начинаться с прямого обращения, например, «Просим Вас вернуть». Далее сообщаются подробности вопроса с указанием точной суммы, которую надлежит вернуть.

Следует указать договор, по которому производилась оплата (номер и дата заключения договора). Также надо предоставить подтверждающие оплату документы — квитанция, платежное поручение и т.п.

К письму обязательно прилагается акт сверки, который обычно размещается в разделе «Приложение». Не забудьте подписать и поставить дату составления письма. В случае оформления письма-запроса от юридической фирмы, следует предоставить подпись директора и главного бухгалтера, заверить письмо печатью.

к содержанию ↑

Сроки возврата

Сроки зависят от того, какие основания имели место:

  • При получении средств от магазина срок составляет 10 дней.
  • Если речь идёт о договоре поставки, обычно этот вопрос рассматривается при его составлении.
  • Когда возникает необходимость возвратить средства из бюджета, срок не должен превышать 30 дней.

Что делать, если деньги не вернули

В том случае, если деньги вам не вернули, у вас есть возможность просить защиты в государственных службах — Роспотребнадзоре и суде. Иногда можно обратиться в прокуратуру, но только в том случае, если у вас есть очень веские основания полагать, что вы стали жертвой мошенников.

Жалоба в Роспотребнадзор – это первая претензия, которую стоит подать в том случае, если письмо о возврате денежных средств не принесло никакого результата. Связано это с тем, что Роспотребнадзор отвечает за защиту прав потребителя, и несправедливый или необоснованный отказ в возврате эти самые права нарушает.

По вашему заявлению Роспотребнадзор организует проверку деятельности поставщика товаров и услуг, и не позднее чем через 30 дней вынесет решение.

Можно обратиться в суд. Работать с судом намного сложнее, но зачастую он становится последней службой, с помощью которой можно вернуть деньги.

Для начала заседаний потребуется составить и подать исковое заявление, которое будут разбирать до 5 суток. После этого вам потребуется явиться на назначенное заседание и доказать, что у вас есть все основания для получения назад своих денег, а данный вам отказ неправомерен.

Если все пройдет успешно, то суд вынесет постановление, которое позволит вам получить ваши деньги.

В зависимости от обстоятельств ошибочной оплаты плательщику необходимо составить письмо либо претензию на возврат денег.

к содержанию ↑

Письмо или претензия?

На основании статьи 1102 ГК РФ есть возможность вернуть свои деньги, а на основании 1107 статьи этого же нормативного акта можно получить проценты за пользование денежными средствами, которые были отправлены по ошибке.

В зависимости от поведения контрагента выбирается вид обращения: письмо или претензия. В тех случаях, когда контрагент не собирается идти на добровольное решение вопроса, необходимо составлять претензию. В остальных случаях — письмо.

Распространенные причины ошибочной оплаты:

  • ошибка в реквизитах контрагента: происходит, когда реквизиты получателя присылают по факсу и качество письма не позволяет точно определить данные. Чтобы исключить вероятность неправильного распознания (чтения) реквизитов, рекомендуется просить получателя присылать данные по электронной почте;
  • ошибка работника банка: в такой ситуации необходимо обратиться непосредственно в банк для решения вопроса;
  • счет-фактура оплачен повторно: может происходить от невнимательности бухгалтера до сознательного выставления повторного счета контрагентом;
  • недопоставка товара по предоплате;
  • намеренное искажение реквизитов – используется для того, чтоб денежные средства были перечислены на другой счет, такой подход практикуется злоумышленниками.
к содержанию ↑

Кому писать?

При выявлении факта ошибочной оплаты рекомендуется действовать в такой последовательности:

  1. Обратиться в банковское учреждение, через которое осуществлялся платеж, с целью отменить транзакцию. Обращаться в банк может главный бухгалтер или уполномоченное на общение с финансовыми учреждениями лицо.
  2. Если транзакцию не удалось отменить и деньги уже ушли на счет получателя, необходимо связаться с получателям платежа и рассказать о ситуации, а также попросить вернуть средства без лишней волокиты и неприятностей.
  3. Если контрагент не захотел добровольно идти на сотрудничество, составляется письмо с указанием причины неправильной оплаты и просьба вернуть деньги.
  4. Если контрагент не хочет делать возврат, готовятся к судебным разбирательствам.
к содержанию ↑

Акт сверки

К письму прикладывается акт сверки – документ, который показывает полную картину взаиморасчетов между сторонами за определенный промежуток времени. Акт поможет определить ошибки в финансовых операциях. Взаиморасчеты между сторонами приводят в порядок при обнаружении расхождений. Подписанный документ должен быть у обеих сторон.

Налоги

Возврат оплаты с НДС существенно отличается при отсутствии налогов.

Для подтверждения действий необходимо официальное письмо, заверенное обеими сторонами. Если письмо отправлялось в электронном виде, нелишним будет наложить на него ЭЦП.

В современном мире ежедневно совершатся тысячи переводов денежных средств.

Риск допущения ошибки велик, но всегда можно отменить неправильную операцию, если своевременно написать заявление на возврат денежных средств.

к содержанию ↑

Основания для составления

К базовым основаниям, по которым осуществляется возврат перечисленных средств, относятся:

  1. Техническая неисправность – когда со счета списывается большая сумма, чем должна.
  2. Перевод денежных средств, которые не принадлежат владельцу.

Если в графе назначение платежа была указана конкретная цель, не достигнутая за счет перевода, то это упростит задачу получения возврата.

к содержанию ↑

Как вернуть

Для возврата денег надо написать два заявления:

  • владельцу счета – составляется в виде запроса;
  • в организацию, которая осуществляла операцию по переводу и формировала платежное поручение.

В большинстве случаев в лице второй выступают:

  • коммерческие банки;
  • компании осуществляющие онлайн переводы, а также организации обслуживающие банкоматы и платежные терминалы.

Все указанные контрагенты являются посредниками при проведении операций со счета на счет.

Для того, чтобы выяснить кому направить претензию достаточно узнать, кем была совершена ошибка – отправителем или организацией, осуществляющей перевод.

Что касается способов передачи заявления, то допустимо предоставить бланк лично, а также отправить его по почте или с курьером. Если выбран метод отнести самому, то можно сразу запросить расписку о получении заявления.

Ответственность и сроки хранения

Письма на возврат, как и прочая деловая переписка, должны храниться не менее 5 лет.

Для претензионной переписки можно завести отдельный журнал регистраций, его форму и порядок ведения утвердите в учетной политике. Ознакомьте ответственное должностное лицо с данным порядком под роспись.

Ответственность за ведение и хранение этих документов пропишите в должностных инструкциях.

к содержанию ↑

Образец (пример составления) документа

Рассмотрим пример заполнения заявления на возврат денег:

Просим вас осуществить возврат в связи с ошибочным двойным перечислением в размере двадцати пяти тысяч рублей.

Просим произвести возврат в течение пяти рабочих дней по реквизитам отправителя.

Итак, в заявлении важно отразить, когда была совершена платежка и почему она подлежит коррекции или полному возврату.

к содержанию ↑

Ответственность за невозврат

Согласно российским законам такого правонарушения, как невозврат ошибочно отправленных денег нет.

Однако, в соответствии с 395 статьей ГК РФ подобное поведение лица трактуется, как неправомерное использование денежных средств лица без его согласия.

В указанном варианте допустима подача искового заявления и при наличии фактов, подтверждающих действия контрагента, истец вправе получить проценты, установленные ЦБ за период, когда его деньги находились у контрагента.

к содержанию ↑

Бухгалтерский и налоговый учет

Компания обязана вести строгий налоговый учет всех денежных средств, которые расходуются и получаются предприятием.

Что касается ошибочно отправленных платежей и их возврата, то фиксировать сведения о них в бухгалтерских книгах не нужно.

Мнение эксперта
Мусихин Виктор Станиславович
Юрист с 10-летним стажем. Специализация — гражданское право. Член коллегии адвокатов.
Не зависимо от системы налогообложения, выбранной лицом, включать в отчет ошибочные платежи и их возврат не нужно. Проводки 1с рассчитают разницу в ноль по двум операциям – перевод и поступление.
к содержанию ↑

Порядок составления акта о перечислении наличных денег

Возврат наличных денежных средств зависит от дня, когда он осуществляется.

Рассмотрим два варианта и порядок действий при них:

В день совершения покупки Деньги компенсируются из кассы до закрытия смены и снятия отчета. Кассир оформляет возвратный чек, который прикладывается к итоговой отчетности.
В последующие дни Средства предоставляются клиенту только при предоставлении документа, удостоверяющего личность.

Деньги берут из главной кассы организации, а не конкретного отделения или точки.

Зачислять ошибочный перевод на банковскую карту вправе до пяти рабочих дней, а наличные отдают сразу.

К нормативным актам, регламентирующим порядок возврата наличных покупателю, относятся:

В акте обязательно указывается следующая информация:

  • наименование реквизиты организации, а также структурного подразделения;
  • персональные сведения о кассире, оформившем бумаги и лице, принявшем решение о возврате (руководителе точки);
  • сумма и номер чека.

К акту необходимо приложить копии чеков, как основного, так и возвратного.

к содержанию ↑

Заявление в банк

В случае, если доказано, что ошибку по перечислению денежных средств совершил банк, нужно оперативно написать заявление в данную организацию.

Рекомендуется руководствоваться следующими правилами составления заявления в банк, чтобы претензию гарантировано приняли:

  1. Заявление может быть написано в произвольной форме, главное, чтобы оно содержало все базовые требования к официальному документу и его содержанию. Отказать в рассмотрении из-за формы не вправе.
  2. Претензия оформляется на альбомном листе формата А4.
  3. В материале предполагается наличие трех частей: вступления, основы и заключения.
  4. В шапке, которая пишется в правом верхнем углу, указывает полное наименование организации, куда направляется бумага и сведения о заявителе.
  5. После шапки пишется название документа – заявление.
  6. В основной части необходимо кратко, но полно описать ситуацию. Недопустимо использование оскорблений, эмоционально окрашенных фраз и сложных речевых оборотов, например, образных сравнений. А вот зафиксировать используемые КНП целесообразно, а также был ли перевод с НДС или без.
  7. Стиль заявления должен быть деловым, а вся указываемая информация – подтверждаемой документально.
  8. В конце основной части важно четко изложить свои требования, например, прошу и описание по пунктам конкретных действий которые должен предпринять банк в пользу клиента.
  9. При составлении заявления стоит опираться на нормативные акты и ссылаться на них. Перечисленный список прикладывать не требуется.
  10. В конце указываются приложения, которые прикрепляются к претензии и ставится подпись. Если у компании есть печать, ее присутствие также обязательно.

Принцип подачи претензии в суд аналогичен, только вместо слова заявление, пишется иск.

Например, если подается исковое заявление юридическому лицу, то допустимо руководствоваться описанными выше правилами и рекомендациями.

Возврат ошибочно отправленных денежных средств возможен и является распространенной практикой. Однако, чтобы избежать лишних проблем стоит заранее внимательно проверить реквизиты и сумму отправляемых денежных средств.

Зачастую легче вернуть деньги, отправленные коммерческому контрагенту, чем добиваться возврата, написав заявление в ИФНС. В связи с этим проверять реквизиты налоговой стоит тщательно.

Главная » Документы » Договоры » Образец письма о возврате ошибочно перечисленных денежных средств

к содержанию ↑

Как вернуть ошибочно перечисленные денежные средства

Сначала нужно составить в письменной форме и предъявить требование о возврате ошибочно-зачисленных средств владельцу счета, откуда были переведены деньги. Затем написать заявление в организацию, которая осуществляла действия по переводу денежных средств с одного счета на другой.

  • коммерческая банковская организация;
  • организация по обслуживанию банкоматов, терминалов и т.д.;
  • компания, осуществляющая интернет-переводы;
  • иные организация, проводящие денежные операции.

Претензия о возврате ошибочно-переведенных денег может быть предъявлена и конечному их получателю. При этом не имеет значения, кто является таким получателем: физическое лицо или юридическое. Здесь главное то, что такое лицо является владельцем счета, куда поступил платеж.

Как узнать, кому писать претензию о возврате? Все просто, достаточно лишь выяснить, кто совершил ошибку: отправитель или организация, проводящая платеж.

Посмотрите видео. Что делать, если на расчетный счет ошибочно зачислены деньги:

Составленную претензию можно предъявить несколькими способами:

Важно! Если заявление о возврате ошибочного платежа вы направляете в банк или лицу, с которым ранее было заключено соглашение об осуществлении определенной сделки, то в обязательном порядке должна быть проведена сверка всех платежей с целью выявления ошибочного перевода.

к содержанию ↑

Как оформить письмо?

  1. В верхней части письма указывается ФИО руководителя компании или частного лица.
  2. В основном тексте необходимо подробно, но кратко описать ситуацию, при которой деньги попали на ошибочный счет.
  3. Чтобы получатель знал, куда совершить возврат, указываются банковские реквизиты отправителя.

К претензионному письму необходимо приложить и документы, которые подтверждают, что перевод действительно был переведен на этот счет. Для этого подойдут квитанции или чеки. В письме понадобится уточнить, какие именно документы к нему прилагаются.

к содержанию ↑

Как получить деньги назад

Возможны различные причины, вследствие которых необходимо вернуть деньги, например:

  • излишнее перечисление денежные средства;
  • ошибочное перечисление;
  • расторжение или изменение условий договора.

Чтобы вернуть деньги при переплате или получить их назад в связи с возвратом некачественного товара, необходимо направить требование поставщику. Это может быть письмо на возврат денежных средств в связи с отказом от товара или в связи с ошибкой при перечислении средств.

к содержанию ↑

Как составить требование

Унифицированной формы такого письма не существует. Заявление на возврат денежных средств составляется в свободной форме, на фирменном бланке, в котором указывают:
  • банковские реквизиты, куда поступят излишне перечисленные денежные средства;
  • основания, по которым были неверно переведены деньги или произошла переплата;
  • реквизиты операции: договор, платежное поручение, сумма;
  • ожидаемый срок поступления денег;
  • подпись и расшифровку ФИО ответственного лица — руководителя организации.
к содержанию ↑

Отражение операций в учете

Рассмотрим порядок отражения операций на счетах бухгалтерского учета со стороны всех участников сделки:

Дт 51 Кт 76/2 — излишне полученная сумма.

Дт 76/2 Кт 51 — излишне перечисленная сумма.

Дт 51 Кт 76/2 — ошибочно полученная сумма.

Дт 76/2 Кт 51 — ошибочно перечисленная сумма.

Расторжение или изменение условий договора

При возвращении ошибочных платежей совершаются обратные бухгалтерские записи.

к содержанию ↑

Нюансы учета при УСНО

Нередко у поставщика возникают разногласия с налоговыми органами о налогообложении излишних поступлений. Дело в том, что налоговая база формируется по факту оплаты, т. е. на момент поступления денег возникает доход.

При ошибочном или излишнем перечислении платежей полученные суммы не учитываются при формировании налогооблагаемого дохода (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). До выяснения обстоятельств данные средства не попадают под определение доходов от реализации или внереализационных доходов (ст. 249, 250 НК РФ).

Мнение эксперта
Мусихин Виктор Станиславович
Юрист с 10-летним стажем. Специализация — гражданское право. Член коллегии адвокатов.
Сказанное выше не относится к авансам, возвращаемым вследствие расторжения или изменения условий договора. На момент поступления предоплаты у налогоплательщика возникает обязанность в увеличении дохода.

При взыскании полученных от покупателей авансов на возвращаемую сумму уменьшаются доходы того периода, в котором возвращены денежные средства (п. 1 ст.

346.17 НК РФ).

к содержанию ↑

Хранение документации

Вся служебная переписка хранится не менее 5 лет, не являются исключением и письма на возвращение денег.

Если хозяйственная деятельность ведется активно и переписка объемная, используйте журнал регистрации входящих и исходящих писем, утвердив его форму в учетной политике и включив в должностные обязанности ответственного лица обязанность вести журнал учета корреспонденции.

Большинство предприятий регулярно занимаются переводом денежных ресурсов за оборудование, материалы или за какие-нибудь услуги. При этом работники, занимающиеся перечислением, не застрахованы от погрешностей, при оформлении платежных документов, из-за чего средства могут поступить не по назначению.

Чтобы возвратить финансы, ошибочно переведенные средств, требуется отослать письмо на их возвращение.

к содержанию ↑

Между юридическими лицами

Между юр. лицами, обычно, прописываются сроки, на протяжении которых заказчик может представить претензии по товару.

Если время не отображено в контракте, то согласно ГК РФ, возвращение между юр. лицами исполняется на протяжении 30-ти суток.

Если стороны согласовали возврат товара, то продавец должен возвратить покупателю деньги не позже 10-ти дней. Все затраты по возвращению товара компенсирует продавец, если соглашением не оговорены другие условия.

Отсчет времени возврата начинается с даты отсылки претензии учреждению. Если претензия отсылалась посланием с уведомлением, то отсчет времени начинается с даты вручения претензии продавцу.

к содержанию ↑

Когда может возникнуть необходимость запроса на возврат средств

Необходимость обратиться к банку или контрагенту с ходатайством о возврате перечисленных вами денежных средств может возникнуть в ряде случаев. К примеру, в связи с:

ошибочной отправкой платежа контрагенту, его получившему;

некорректным указанием платежных реквизитов (неточностью в написании расчетного счета, или реквизитов банка, обслуживающего контрагента плательщика).

В каждом из этих случаев, чтобы вернуть перечисленные средства, плательщик должен направить в адрес получателя письмо, с указанием сути обращения и подтверждение причины требования.
Автор статьи
Мусихин Виктор Станиславович
Юрист с 10-летним стажем. Специализация — гражданское право. Член коллегии адвокатов.
Следующая
Судебная практикаКак вернуть госпошлину за регистрацию права собственности

Добавить комментарий

Adblock
detector