Приказ о наделении правом подписи — оформляем правильно

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?

Статья 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.

В действующем законодательстве отсутствует норма, императивно устанавливающая способ наделения сотрудников такими полномочиями, поэтому в этом вопросе следует ориентироваться на сложившиеся обычаи документооборота, согласно которым полномочие подписи может быть передано:

  • посредством утверждения соответствующего приказа;
  • при помощи доверенности на подписание первички.

Принцип разграничения этих двух подходов в том, что действие распоряжения распространяется только на сотрудников организации, в то время как доверенность — на любых лиц, указанных в бумаге. Составление этих документов регламентировано разными источниками права — в первом случае это Трудовой Кодекс РФ , а во втором — Гражданский .

Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность.

В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.

Тем не менее, в обоих актах необходимо указать:

  • персональные данные уполномоченного лица;
  • наименования бумаг, которые оно сможет подписывать.

Также в обоих случаях руководителю фирмы следует удостоверить образец подписи уполномоченного лица, которая должна быть проставлена в отдельной графе бланка.

к содержанию ↑

Образец приказа о предоставлении права подписи

Руководитель может предоставить возможность подписания главному бухгалтеру, своему заместителю или другому сотруднику, исполняющему обязанности руководителя по составлению налоговых, финансовых и юридических бумаг. Приказ на право подписи первичных документов может быть оформлен в свободной форме, поскольку действующее законодательство не устанавливает унифицированного бланка.

Тем не менее, согласно сложившейся практике документооборота, в бланке следует указать:

  • название компании, ее реквизиты;
  • реквизиты бланка (номер и дата);
  • правовое основание передачи права подписания (ст. 7 и 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
  • ФИО и должность сотрудников, которым передается право подписания;
  • перечень документов, которые человек будет вправе подписывать за руководителя;
  • образец росписи уполномоченного лица и директора.
к содержанию ↑

Подпись за кладовщика в ТОРГ-12

В этом же пункте сказано, что первичные документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают также главбух и руководитель. А для уполномоченного лица, кем и является заместитель, необходимы доверенность или приказ.

В законодательстве и нормативных документах отсутствует требование о необходимости указывать в товаросопроводительных документах реквизиты доверенностей, приказов и других внутренних документов организации, что не исключает возможности их указания в добровольном порядке.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

В остальных же случаях, когда на бланке стоит подпись не генерального директора, лучше всего запрашивать у поставщиков копии документов, подтверждающих полномочия сотрудников.

Нужно включать в приказ условие о праве подписи, вносить его в должностную необязательно, хотя законом и не запрещено.

О доверенности на подписание бухгалтерских документов и доверенности на получение документов расскажем в нашем материале.

Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ). Полномочия по передаче права подписи товарно-транспортных накладных также можно оформить вышеуказанными документами.

Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ.

к содержанию ↑

Доверенность на право подписи накладных

Кроме того, в каждой из данных ситуаций, руководитель компании удостоверяет подпись лица, наделенного полномочиями, которая указывается этим же лицом в специальном поле доверенности или приказа. В конечном итоге, это будет выступать основанием для налоговой официально отказаться от признания подобных расходов предприятия.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Мнение эксперта
Мусихин Виктор Станиславович
Юрист с 10-летним стажем. Специализация — гражданское право. Член коллегии адвокатов.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Приказ же касается только тех сотрудников, которые числятся в компании и получают право подписи строго внутрикорпоративных документов. После составления приказа, руководитель предприятия должен удостоверить подписи подчиненных, упомянутых в нем, своим автографом.

к содержанию ↑

В каком случае необходим?

Зачастую на предприятиях обстоятельства складываются таким образом, что представители руководящего состава вынуждены отсутствовать по самым разнообразным причинам:

  • деловая встреча с партнёрами;
  • посещение госучреждений;
  • переговоры с поставщиками и т.д.
При этом подпись текущей документации не терпит отлагательств. Такую ситуацию необходимо предвидеть и заблаговременно издать распоряжение о делегировании права подписи того или иного вида документов другим лицам.

Таким образом, бумага, устанавливающая право подписи счетов – фактур, нужна в том случае, когда встает необходимость в делегировании данных полномочий конкретному лицу или группе лиц, у которых, согласно должностным инструкциям, данное право отсутствует.

к содержанию ↑

Что он гарантирует?

Следует отметить, что приказ о предоставлении права подписи гарантирует законность и правомерность подписания счетов – фактур лицом, за которым не закреплено данное право на законодательном уровне. При этом она имеет такую же юридическую силу, как и документ, подписанный руководителем и главным бухгалтером, и не может являться основанием для отказа в применении налогового вычета по НДС.

Приказ или доверительный документ?

Как уже было отмечено ранее, налоговым законодательством предусмотрено два способа передачи права подписи счет фактур:

Следует отметить, что приказ используется в том случае, если данные полномочия передаются сотруднику хозяйствующего субъекта. Если же речь идет о стороннем человеке, которому делегируется право подписи первичной документации (например, курьер должен забрать выписку из банка), то, соответственно, необходимо составить доверенность.

Кроме того, использовать приказ целесообразно в тех случаях, если речь идет о подписании внутренних документов. Однако если документацию необходимо подписать, а затем передать за пределы организации, то тогда рекомендуется составлять доверенность.

На практике зачастую возникают вопросы, каким именно документом воспользоваться при возникновении необходимости делегировать право подписи счет фактур. Для того, чтобы ответить на данный вопрос, вначале необходимо разобраться в природе и назначении счет-фактуры.

Итак, счет-фактура представляет собой налоговый документ, который выписывается продавцом и направляется в адрес покупателя, после окончательного приема товаров или услуг. Данный документ служит основанием для налогового вычета по НДС.

Таким образом, в случае возникновения необходимости делегировать право подписания счетов – фактур, целесообразно составить соответствующую доверенность на конкретное лицо.

к содержанию ↑

Ответственный за составление

На предприятии, составлением различных распоряжений, в том числе и о делегировании права подписи счетов-фактур, может заниматься любой специалист, на которого возложена такая обязанность согласно должностным инструкциям.

В крупных организациях подготовкой таких документов, как правило, занимаются специалисты кадровой службы или юридического отдела. Если же предприятие маленькое, то приказ может быть разработан секретарем руководителя.

к содержанию ↑

Как написать?

Порядок составления можно представить в виде следующей инструкции, содержащей конкретные примеры:

    Необходимо составить «шапку» документа. Как правило, тут указывается полное наименование юридического лица.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Акватир»». Необходимо указать регистрационный номер и дату утверждения приказа, его название, а также место составления.

Следует помнить, что датой приказа является день, когда данный документ был подписан руководителем.

Пример: « ПРИКАЗ №23 о передаче права подписи счетов – фактур г. Москва 20 февраля 2020 года». Далее следует приступить к основному содержанию документа, которое должно включать:

  • Ссылку на норму законодательства, в соответствии с которой разрабатывается распоряжение.
  • ФИО и должность лица, которому делегируется право подписи счетов-фактур за генерального директора.
  • ФИО и должность лиц, которым делегируется право подписи счетов-фактур за главного бухгалтера.
  • ФИО и должность лица, которое обязано ознакомить, упомянутых выше сотрудников, с данной бумагой.
  • ФИО и должность лица, на которого возлагается контроль над исполнением приказа.

Пример: «С целью своевременного выставления счетов-фактур контрагентам, а также в соответствии с пунктом 6 статьи 169 НК РФ,

1. Право подписи счетов-фактур за генерального директора, предоставить заместителю генерального директора – Орлову И.М.
2. Право подписи счетов-фактур за главного бухгалтера, предоставить специалистам бухгалтерии, указанным в приложении к настоящему Приказу.
3. Начальнику канцелярии Скакун Е.Ф. до 25 февраля 2020 года ознакомить с настоящим Приказом сотрудников, указанных в пункте 1 и 2.
4. Контроль над исполнением настоящего Приказа поручить начальнику отдела кадров – Спиридовой Е.Л.».
Указывается список приложений. Как правило, приложения могут понадобиться в том случае, если право подписи счетов-фактур делегируется целой группе лиц.

Пример: «Приложение: Список специалистов бухгалтерии, которым в соответствии с Приказом № 23 от 20.02.18 года, предоставляется право подписи счетов-фактур за главного бухгалтера».

  • В конце документа обязательно должна стоять подпись генерального директора, а также лиц, ознакомившихся с документом.
    • Скачать бланк приказа на подписание счетов-фактур
    • Скачать образец приказа о праве подписи счетов-фактур
    к содержанию ↑

    Особенности оформления

    Мнение эксперта
    Мусихин Виктор Станиславович
    Юрист с 10-летним стажем. Специализация — гражданское право. Член коллегии адвокатов.
    Следует отметить, что в настоящее время нет единого шаблона, согласно которому следует составлять приказ. Тем не менее, при разработке данного документа необходимо придерживаться следующих правил:
    • документ оформляется на бумаге формата А4;
    • содержание должно быть кратким, четким и лаконичным;
    • допускается только деловой стиль письма;
    • недопустимо наличие грамматических и лексических ошибок;
    • обязательно должны быть проставлены все необходимые реквизиты (название организации, регистрационные данные и т.д.).

    Касательно печати юридического лица, следует отметить, что она в данном случае необязательна, так как этот документ является внутренним. Печать понадобиться только в том случае, если делается копия приказа.

    Таким образом, распоряжение на подписание счетов-фактур является неотъемлемой составляющей внутреннего документооборота любой организации. В связи с этим необходимо уметь его грамотно составлять и оформлять.

    Приказ о праве подписи первичных документов пишется в тех случаях, когда руководитель предприятия имеет необходимость уполномочить кого-либо из подчиненных на визирование различной документации.
    Как правило, такая практика распространена в крупных и средних организациях, где директор чисто физически не имеет возможности знакомиться и визировать всю текущие бумаги.

    к содержанию ↑

    Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги

    Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Так, бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки.

    Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.

    Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:

    • приказе;
    • должностной инструкции;
    • положении;
    • доверенности.

    Первые три относятся к внутренней документации. Недопустимо оформить их на лицо, не состоящее в трудовых отношениях с организацией. А вот доверенность можно оформить как на штатное лицо, так и на стороннее.

    Автор статьи
    Мусихин Виктор Станиславович
    Юрист с 10-летним стажем. Специализация — гражданское право. Член коллегии адвокатов.
    Следующая
    СправкиЧто нельзя ввозить в Россию: нормы провоза

    Добавить комментарий

    Adblock
    detector