Сопроводительное письмо к резюме в компанию, в которой хочешь работать — примеры
К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего
Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:
- к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
- к декларациям в ФНС, ФСС;
- к договору на подпись контрагентам;
- к коммерческому предложению;
- к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.
Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному.
Структура документа
Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:
- должность получателя и его ФИО;
- наименование компании или ведомства;
- адрес компании или ведомства.
Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».
После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.
Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.
к содержанию ↑Важные нюансы
- Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
- Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
- Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
- Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
Образец
Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2020 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.
- Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2020 в 2 экз. на 2 л.
- Счет-фактура №53 от 11.12.2020 в 1 экз. на 1 л.
- Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2020 в 1 экз. на 6 л.
С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович
Чего указывать не надо
| Пример недопустимой формулировки | Следует писать |
| «Надеемся на скорую встречу» | «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» |
| «Приветствуем самого нашего любимого клиента» | «Уважаемый Иван Иванович!» |
| «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» | «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» |
| «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» | «Направляем подтверждение сроков и качества» |
| «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» | «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» |
Зачем писать
Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства. Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу.
- просрочено подписание;
- бумаги потеряны;
- обнаружилась недостача документов.
Главная цель как раз в том, чтобы зафиксировать все важные моменты: дату передачи, что именно и с какой целью направляется, в какие сроки ожидается ответ, например, возврат подписанной копии, опись передаваемой документации. Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко.
к содержанию ↑1. Цель составления
Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:
- кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
- определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
- указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
- при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
- довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
2. Виды и типы писем
По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:
- канала отправки сообщения;
- получателя.
В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.
В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:
- написанные вручную;
- электронные;
- передаваемые на бумаге.
При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.
к содержанию ↑3. Требования к форме бланка
При оформлении бланка важно включить в структуру полей:
- верхнюю часть с реквизитами организации;
- поле с исходящим номером и датой;
- блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
- поле для текста письма и приложений;
- контактные данные составителя письма в нижней части бланка.
3.1 Пример пустого бланка
А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.
Заполненный пример в конце статьи!
(указываются полные реквизиты компании)
Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________
(название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)
С уважением,
Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________
Исполнитель:
Должность __________________
ФИО _________________________
Контактные данные _________________________
4.1 Несколько слов о теме
Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.
- Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2020г.
- О подготовке годового отчета.
- Предоставление статистических данных.
- О разработке проекта строительства объекта «N»
4.4 Приложения
В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.
Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.
Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.
Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.
Например, перечень может выглядеть следующим образом.
- Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
- Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.
5. Как хранить
Каждая организация принимает свои правила хранения документов.
Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.
к содержанию ↑6. Ключевые ошибки при составлении
Все ошибки можно разделить на две группы:
- некорректность содержания;
- стиль и форма подачи информации.
Второй тип ошибок связан с самими формулировками.
Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма
- Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
- Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
- Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.
Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.
к содержанию ↑Как написать
Составление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма. Данный документ состоит из:
вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма;
основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма;
заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись).
Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме. Главная задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.
Образец коммерческого предложения на оказание услуг по ссылке.
к содержанию ↑К договору
Любой документ начинается с «шапки». Она расположена справа вверху и содержит информацию о том, кому и куда вы направляете документ.
Укажите полностью Фамилию, имя и отчество адресата, его должность и название компании.
Приветствие пишется на сантиметр ниже шапки и по центру листа. Для приветствия используется более крупный шрифт, нежели для шапки и основного текста.
В тексте письма укажите, какой документ и зачем вы отправляете. Цель отправки должна быть понятна.
Если договор имеет номер и дату, это нужно указать в тексте.
В дополнительном тексте вы можете указать, на что нужно обратить внимание при работе с документом. Например, подписать до определенной даты.
Дополнительный текст размещается ниже основного текста на один сантиметр.
К исполнительному листу
Сопроводительное письмо к оригиналу исполнительного листа в суд с указанием суммы перечисленной взыскателю
Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам
Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:
- Направляем пакет документов в соответствии с требованием № ..
Подписание и регистрация у отправителя
Письмо-запрос
26588 – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию.
Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:
- сведений о товарах и услугах,
- прайс-листов,
- сроках поставки или оплаты и другой информации.
- скидках и акциях,
- документов,
Примеры писем-запросов: — — — — — — Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.
к содержанию ↑Как написать гарантийное письмо. Образцы популярных гарантийных писем
С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:
- предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.
- предложение совершить оплату услуг после их оказания;
- предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
- сроки выполнения.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия
к содержанию ↑О направлении образцов банковских гарантий
Обязательство Гаранта перед Бенефициаром считается исполненным при условии фактического поступления денежных средств на счет Бенефициара.В случае неуплаты в установленный срок причитающихся по данной банковской гарантии денежных средств Гарант предоставляет Бенефициару право списать причитающуюся сумму в бесспорном порядке и обязуется уплатить неустойку в размере 0,1% от суммы, подлежащей уплате за каждый календарный день просрочки, начиная со дня, следующего за днем установленного в требовании срока уплаты.Настоящая гарантия является безотзывной, вступает в силу с и действует до включительно.Руководитель организации-гаранта (лицо, его замещающее)(подпись)(инициалы, фамилия)Главный бухгалтер организации-гаранта (лицо, его замещающее)(подпись)(инициалы, фамилия)________________ Могут указываться признаки, позволяющие идентифицировать товар: наименование, марка, серийный номер и т.п. Лица,
к содержанию ↑Пример письма на подтверждение банковской гарантии
В данном письме банк возлагает на себя выполнение всех клиентских денежных обязательств.Банк или другое учреждение (кредитная контора, страховая компания или другая коммерческая фирма) может обеспечить банковскую гарантию только под определённое обеспечение.
Примеры коротких сопроводительных писем к резюме
Ниже предложены варианты, как должен выглядеть образец сопроводительного письма.
С уважением, Иванова Анастасия, тел. 8 (xxx) xxx-xx-xx.
Прошу рассмотреть мое резюме на должность заместителя начальника отдела информационных технологий. Информация о вакансии взята с сайта (название). Готов пройти собеседование в любое удобное для Вас время.
С уважением, Иванов Евгений, тел. 8 (xxx) xxx-xx-xx.
Связаться со мной можно по электронной почте (указать) или телефону 8 (xxx) xxx-xx-xx.
В агентстве «Кадры и карьера» мне предложили вакансию в вашей компании на должность переводчика технических текстов. Являюсь дипломированным специалистов с этой сфере деятельности и обладаю опытом работы с техническими переводами более 5 лет. Благодарю за уделенное внимание и время.
С уважением, Орехова Дарья, тел. 8 (xxx) xxx-xx-xx.
С уважением, Порошин Илья, тел. 8 (xxx) xxx-xx-xx.
к содержанию ↑Примеры развернутых вариантов
В компанию в которой хочешь работать, сопроводительное письмо можно написать более подробнее, заинтриговав кадрового служащего. Образцы таких писем приводим ниже.
На сайте (название) размещено объявление об открытой вакансии в Вашей компании на должность менеджера по продажам.
Работа в Вашей компании привлекает меня возможностью применить свой опыт и знания в перспективных проектах и масштабах более крупного бизнеса.
Буду признателен, если резюме Вас заинтересует и готов ответить на все вопросы на собеседовании.
С уважением, Петров Максим, тел 8 (xxx) xxx-xx-xx.
Направляю резюме на должность руководителя отдела продаж. Сведения об открытой вакансии были выложены на сайте вашей организации.
Более двух лет являюсь руководителем коллектива из 15 человек. Знаю все тонкости работы в сфере продаж и управления персоналом. Четко выполняю поставленные задачи, эффективно организую работу коллектива, слежу за выполнением планов. По предыдущему месту работы смог повысить объем продаж на 15% в год.
Прошу рассмотреть мое резюме. С уважением, Белов Игорь Игоревич, тел.8 (xxx) xxx-xx-xx.
Направляю резюме на должность менеджера по продажам, о которой узнал из раздела «Карьера» на сайте Вашей компании. Надеюсь, что мой опыт работы и личные достижения заинтересуют Вас.
В этой сфере деятельности проработал более трех лет. Среди достижений, которые хотел бы отметить, заключение крупных контрактов с рядом государственных структур на поставку офисной техники.
С уважением, Порошин Илья, тел. 8 (xxx) xxx-xx-xx.
Здравствуйте, Мария Константиновна!
Мое резюме является откликом на вакансию руководителя службы продаж вашей компании, размещенной на сайте (название).
Мои профессиональные знания и навыки находятся в сфере работы активных продаж и направлены на эффективную работу с клиентами. В настоящее время мой опыт работы на рынке В2В составляет более пяти лет, из которых последние два года занимал руководящую должность отдела продаж.
В рамках собеседования готов ответить на все интересующие вопросы. Связаться со мной можно по телефону 8 (xxx) xxx-xx-xx или электронной почте xxx@mail.ru.
Обладаю высоким уровнем навыков ведения переговоров с крупными клиентами, хотел бы дальше развиваться в сфере продаж. По последнему месту работы был отмечен дважды, как «лучший менеджер по продажам года», а также поощрен компанией ценными призами и дипломами.
С уважением, Иванов Андрей Витальевич, тел. …
к содержанию ↑Перечень прилагаемой документации
Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты.
Добавлен новый комплект для рассылки писем клиентам по возврату документов (далее — “комплект”). Теперь менеджер может формировать письма о возврате неподписанных документов по договору или папке / -ам договоров, что упрощает деятельность по контролю возврата документов.
к содержанию ↑Описание доработки¶
Документы, подлежащие возврату — это договоры, счета — фактуры, по которым не получены вторые экземпляры. На момент формирования комплекта проверяются следующие состояния документов:
| Вид документа | Состояния документов |
|---|---|
| Договоры | ОКОПИЯ, ОПОЧТА, ПКОПИЯ, без состояния, а также Д / УД / Р |
| Счета — фактуры | ОКОПИЯ, ОПОЧТА, ОЭДО, ПКОПИЯ, без состояния |
- ОКОПИЯ — отправлена копия документа,
- ОПОЧТА — отправлен оригинал документа по почте,
- ПКОПИЯ — получена копия документа,
- ОЭДО — отправлен оригинал документа через электронный документооборот (ЭДО),
- без состояния — документу не присвоено какое — либо состояние, он не выделен цветом,
- Д / УД / Р — состояния “Действующий” / “Условно действующий” / “Расторгнут” на карточке договора.
Если Плательщиком по договорам является одна и та же организация (значение поля “Плательщик” на карточке договора), то будет сформировано одно исходящее письмо по данному Плательщику.
к содержанию ↑Пример формирования комплекта¶
- В меню Расчеты > Договоры выберите запись договора или папку (-и) и нажмите ПКМ.
- В контекстном меню перейдите на Комплект документов для потребителя.
- В окне Параметры выберите новый комплект Письмо о возврате документов (рис. 1). По умолчанию будет установлен флаг Отправить по электронной почте.
Рис. 1 — Выбор комплекта рассылки о возврате документов.
- После нажатия на Сохранить в папке по меню Электронная почта > support@stack-it.ru > Исходящие будет сформировано письмо. Во вложение письма прикрепится файл со списком документов (рис.2).
Рис. 2 — Вложение письма о возврате документов. У Заказчика не подписано 3 Акта выполненных работ по различным договорам.
© Copyright 2020, Kashenko_Marina. Revision eb1c39f9 .
Следующая
